Praxisübernahme - Ein Schritt-für-Schritt-Leitfaden 2025

Die Übernahme einer Arztpraxis ist eine der bedeutendsten beruflichen Entscheidungen im Leben eines Arztes. Käufer und Verkäufer stehen dabei vor großen Herausforderungen: Sie müssen die komplexe Gemengelage von wirtschaftlichen, steuerlichen sowie öffentlich-rechtlichen und privatrechtlichen Rahmenbedingungen eines Praxiskaufs verstehen und einordnen. 

Dieser Leitfaden begleitet Sie strukturiert durch den gesamten Prozess der Übernahme einer bestehenden Praxis samt Kassenzulassung und gibt Ihnen konkrete Handlungsempfehlungen für jeden Schritt.

1. Schritt: Die passende Praxis finden

Übernahmemodell klären

Bevor Sie sich auf die Suche machen, sollten Sie sich über das gewünschte Übernahmemodell im Klaren sein:

Direkte Übernahme: Sie übernehmen die Praxis komplett zu einem festgelegten Zeitpunkt.

Gestaffelte Übernahme (Jobsharing): Sie steigen zunächst als angestellter Arzt ein und übernehmen die Praxis später vollständig. Dies ermöglicht einen sanften Übergang und Wissenstransfer.

Übernahme eines Anteils: Bei Berufsausübungsgemeinschaften (BAG) oder Medizinischen Versorgungszentren (MVZ) können Sie auch nur einen Anteil übernehmen.

Praxisbewertung durchführen

Die Bewertung einer Arztpraxis setzt sich aus zwei wesentlichen Komponenten zusammen:

Materielle Gegenstände:

• Praxiseinrichtung und Mobiliar

• Medizinische Geräte und Ausstattung

• Verbrauchsmaterialien und Lagerbestände

Goodwill (immaterielle Werte):

• Patientenstamm und Patientenbindung

• Ruf der Praxis in der Region

• Lage und Erreichbarkeit

• Organisationsstruktur und etablierte Prozesse

• Qualität und Erfahrung der Mitarbeiter

Unsere Empfehlung: Beauftragen Sie unbedingt einen zertifizierten Sachverständigen für die Bewertung von Arztpraxen. Dies schützt beide Parteien und schafft eine solide Verhandlungsbasis.

2. Schritt: Businessplan erstellen und Finanzierung sichern

Finanzierung klären

Die Kosten einer Praxisübernahme variieren stark und hängen von verschiedenen Faktoren ab:

• Fachrichtung der Praxis

• Umfang und Zustand der Ausstattung

• Standort und Größe der Praxis

• Patientenstamm und Umsatz

Finanzierungsoptionen im Überblick:

Eigenkapital: Falls vorhanden, reduziert dies die Finanzierungskosten erheblich.

Bankfinanzierung: Spezialisierte Anbieter wie die Apobank oder die  Deutsche Ärzte Finanz bieten maßgeschneiderte Finanzierungslösungen und Beratung für Ärzte.

KfW-Förderprogramme: Die Kreditanstalt für Wiederaufbau bietet zinsgünstige Darlehen für Existenzgründer und Praxisübernehmer.

Regionale Fördermittel: Viele Bundesländer bieten zusätzliche Förderprogramme, insbesondere für ländliche oder unterversorgte Gebiete.

Kaufvertrag sorgfältig verhandeln

Ein rechtssicherer Praxiskaufvertrag ist essentiell. Besonders kritisch:

Patientenkartei und Schweigepflicht: Die Patientenkartei darf wegen der ärztlichen Schweigepflicht nicht ohne Zustimmung der Patienten an den Käufer übergeben werden. Andernfalls besteht die Gefahr, dass der gesamte Kaufvertrag nichtig ist. Der Vertrag muss daher eine Klausel enthalten, die die Wahrung der ärztlichen Schweigepflicht sicherstellt.

Weitere wichtige Vertragsbestandteile:

• Kaufpreis und Zahlungsmodalitäten

• Inventarverzeichnis

• Gewährleistungsregelungen

• Wettbewerbsverbot für den Verkäufer

• Übergangszeitraum und Unterstützung

3. Schritt: Rechtliche und administrative Rahmenbedingungen klären

Mietvertrag übernehmen oder neu verhandeln

Klären Sie frühzeitig mit dem Vermieter:

• Ist eine Übernahme des bestehenden Mietvertrags möglich?

• Sind Anpassungen der Konditionen erforderlich?

• Welche Renovierungs- oder Modernisierungsmaßnahmen sind geplant?

Nachbesetzungsverfahren in gesperrten Planungsbereichen

In zulassungsgesperrten Gebieten ist das Nachbesetzungsverfahren zentral für den Erfolg der Übernahme:

Was ist das Nachbesetzungsverfahren?

Endet in einem gesperrten Planungsbereich die Zulassung eines Vertragsarztes (durch Tod, Verzicht oder Entziehung) und soll die Praxis von einem Nachfolger fortgeführt werden, kann der Vertragsarzt oder seine Erben beim Zulassungsausschuss die Durchführung eines Nachbesetzungsverfahrens beantragen.

Entscheidungskriterien des Zulassungsausschusses:

Der Zulassungsausschuss kann den Antrag unter anderem ablehnen, wenn eine Nachbesetzung aus Versorgungsgründen nicht erforderlich ist. 

Steuerliche Beratung einholen

Involvieren Sie frühzeitig einen auf Heilberufe spezialisierten Steuerberater. Dieser unterstützt Sie bei:

• Optimierung der Kaufpreisaufteilung

• Steuerlichen Gestaltungsmöglichkeiten

• Umsatzsteuerlichen Fragen

• Langfristiger Steuerplanung

Zeitplanung

Planen Sie für den gesamten Prozess von der Praxisfindung bis zur vollständigen Übernahme realistisch sechs bis neun Monate ein.

4. Schritt: Mitarbeiterkommunikation professionell gestalten

Frühzeitige und transparente Kommunikation

Die Übernahme einer Praxis ist für das bestehende Team eine einschneidende Veränderung. Beachten Sie:

Rechtliche Grundlage: Gemäß § 613a BGB gehen bei einem Betriebsübergang die bestehenden Arbeitsverhältnisse automatisch auf den neuen Inhaber über. Alle Rechte und Pflichten aus den Arbeitsverträgen bleiben unverändert bestehen.

Kommunikationsstrategie:

• Informieren Sie die Mitarbeiter frühzeitig über die geplante Übernahme

• Führen Sie persönliche Gespräche mit jedem Teammitglied

• Besprechen Sie Erwartungen, Befürchtungen und zukünftige Abläufe

• Klären Sie, welche Veränderungen anstehen und welche nicht

• Betonen Sie die Wertschätzung für das bestehende Team

Vertragliche Anpassungen:

• Prüfen Sie alle bestehenden Arbeitsverträge

• Aktualisieren Sie ggf. veraltete Verträge

• Klären Sie Urlaubsansprüche und Überstunden

• Vereinbaren Sie bei Bedarf neue Aufgabenbereiche

5. Schritt: Patientenkommunikation und Marketing

Einwilligungen zur Datenweitergabe einholen

Patientenkartei: Aufgrund der ärztlichen Schweigepflicht benötigen Sie für die Weitergabe der Patientendaten die ausdrückliche Zustimmung jeder einzelnen Person. Dies sollte auch im Kaufvertrag festgehalten werden.

Organisieren Sie den Prozess des Sammeln der Zustimmungen strukturiert:

• Informieren Sie die Patienten

• Legen Sie Einwilligungsformulare in der Praxis aus

• Nutzen Sie digitale Lösungen wie Simpleprax für eine effiziente Einholung auf digitalem Weg

Marketingmaßnahmen für einen erfolgreichen Start

Digitale Präsenz aufbauen:

• Erstellen oder aktualisieren Sie die Praxis-Website

• Richten Sie Social-Media-Kanäle ein (z.B. Google My Business, Instagram)

• Kommunizieren Sie Ihre Philosophie und Schwerpunkte

Lokale Bekanntmachung:

• Anzeige in lokalen Zeitungen oder Gesundheitsmagazinen

• Neues Praxisschild mit Ihrem Namen

• Tag der offenen Tür oder Vorstellungsveranstaltung

• Information an Kooperationspartner (Apotheken, Pflegedienste, Kollegen)

6. Schritt: Praxisausstattung modernisieren

Nach der Übernahme ist oft eine Modernisierung der Praxisausstattung sinnvoll oder notwendig. Daher sollte geprüft werden, ob Hard- und Software noch den aktuellen Standards entsprechen oder mit neueren Geräten ersetzt werden sollten.

Hardware-Ausstattung

• Aktualisierung medizinischer Geräte

• Moderne IT-Infrastruktur (PCs, Tablets, Netzwerk)

• Ergonomisches Mobiliar für Mitarbeiter und Patienten

Software und digitale Tools

Das Software Angebot entwickelt sich kontinuierlich weiter. Daher ist es sinnvoll, zu prüfen ob das Praxisverwaltungssystem noch den aktuellen Anforderungen entspricht, sowie ob zusätzliche Systeme zur Digitalisierung eingesetzt werden sollen. Diese können die Effizienz steigern und somit wertvolle Zeit sparen.

Praxisverwaltungssystem (PVS):

• Prüfen Sie, ob das bestehende System Ihren Anforderungen entspricht

• Bei Bedarf: Planung eines PVS-Wechsels mit ausreichend Vorlaufzeit

• Schulung aller Mitarbeiter auf das neue System

Digitale Zusatztools für mehr Effizienz:

• Digitale Anamnese und Aufklärung: Patienten füllen Formulare bequem vor dem Termin oder vor Ort digital aus und diese werden automatisiert in das PVS übertragen. Dies spart Zeit und reduziert Fehler

• Online-Terminbuchung: Entlastet das Praxisteam und erhöht die Patientenzufriedenheit

• Digitale Patientenkommunikation: Terminerinnerungen, Recall-System, Videosprechstunde digital über eine Online-Rezeption 

Was sind die Vorteile einer Praxisübernahme?

Die Übernahme einer bestehenden Praxis bietet gegenüber einer Neugründung zahlreiche Vorteile:

Etablierter Patientenstamm: Sie übernehmen einen bestehenden Kundenstamm und erzielen von Beginn an Umsätze.

Vorhandene Infrastruktur: Praxisräume, Ausstattung und Organisation sind bereits vorhanden.

Eingespieltes Team: Erfahrene Mitarbeiter kennen die Abläufe und können Sie einarbeiten.

Bekannter Standort: Die Praxis ist in der Region etabliert und hat einen Ruf aufgebaut.

Planbare Finanzierung: Die bisherigen Umsätze und Kosten ermöglichen eine realistische Kalkulation.

Schnellerer Start: Sie können meist deutlich schneller mit der Behandlung beginnen als bei einer Neugründung.

Fazit

Eine Praxisübernahme ist ein komplexer Prozess, der sorgfältige Planung und professionelle Beratung erfordert, weswegen es sich empfiehlt, frühzeitig zu starten. Mit diesem Leitfaden haben Sie einen strukturierten Überblick über alle wichtigen Schritte erhalten. Nehmen Sie sich ausreichend Zeit für jeden Schritt, holen Sie sich Unterstützung von Experten (Rechtsanwalt, Steuerberater, Sachverständiger) und kommunizieren Sie offen mit allen Beteiligten.

Eine gut geplante Praxisübernahme ist der Grundstein für Ihren erfolgreichen Start als niedergelassener Arzt. Mit modernen digitalen Tools wie Simpleprax können Sie Ihre Praxis von Anfang an effizient und zukunftssicher aufstellen.

Quellen: https://www.aerzteblatt.de/archiv/die-praxisuebernahme-und-das-nachbesetzungsverfahren-kurzer-leitfaden-fuer-den-praxiskauf-cf803700-0084-42ef-9a30-be980879becf

https://www.kvb.de/mitglieder/praxisfuehrung/service/praxisabgabe

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