Erfahrungsbericht: Digitalisierung in der Zahnarztpraxis - Interview mit der Praxis Atalay & Ulrich

Die Zahnmedizin gehört zu den Fachbereichen, in denen Dokumentation einen erheblichen Teil des Praxisalltags ausmacht: von Anamnesen über Datenschutzvereinbarungen bis zu Mehrkostenvereinbarungen. Hier bietet die Digitalisierung der Formulare eine Möglichkeit, den administrativen Aufwand zu reduzieren

Ina Sudholz, Mitarbeiterin am Empfang und in der Verwaltung in der Praxis Atalay & Ulrich in Osterholz-Scharmbeck, berichtet im Interview über ihre Erfahrungen mit Simpleprax nach knapp drei Monaten im Praxiseinsatz.

Eine große Praxis, viele Prozesse

Das Team der Praxis Atalay & Ulrich, bestehend aus zwei Zahnärzt:innen und zehn Mitarbeiter:innen, hat Anfang des Jahres damit begonnen, seine Abläufe gezielt zu digitalisieren. Zuvor war vieles analog: Vereinbarungen wurden auf Papier unterschrieben, Anamnesebögen handschriftlich ausgefüllt und Formulare in Ordnern abgeheftet.

Der Wechsel zu Simpleprax zur Digitalisierung der Patientenformulare war Teil dieser Digitalisierungsoffensive und er hat sich direkt bewährt.

Weniger Papier, mehr Überblick

Was hat sich im Arbeitsalltag konkret verändert? Für Ina Sudholz ist die Antwort klar: die vereinfachte Organisation und die höhere Übersichtlichkeit. „Dadurch, dass ich hier nicht mehr so viele Zettel liegen habe, sondern alles auf einem Endgerät ist, ist es für mich deutlich übersichtlicher.“

Die Integration mit dem Praxisverwaltungssystem und der Patientenkartei wird besonders geschätzt. Die Praxis nutzt Dampsoft als Praxisverwaltungssystem und die Integration mit Simpleprax funktioniert reibungslos. So kann Simpleprax Daten aus Dampsoft übernehmen und die ausgefüllten Dokumente anschließend direkt mit der Akte verknüpfen. Sudholz beschreibt den Mehrwert dieser Integration wie folgt: „Das muss halt direkt integriert werden, dann muss man nicht so lange im Ordner suchen.“

Auch ein alltägliches, aber nicht unerhebliches Problem hat sich damit erledigt: unleserliche Handschriften. Vor der Nutzung von Simpleprax war es manchmal schwierig, die Handschriften der Patienten zu entziffern. So war es beispielsweise schwierig, die eingenommenen Medikamente zu lesen, wenn Patienten diese handschriftlich vermerkt hatten. Dank des digitalen Ausfüllens mit Simpleprax kann das Praxisteam die Angaben der Patienten nun direkt erkennen.

Formulare individuell anpassen – ein großer Pluspunkt

Ein weiterer positiver Aspekt ist die Möglichkeit, Formulare jederzeit selbst zu bearbeiten und anzupassen. „Was ich auch gut finde, ist, dass man den Anamnesebogen oder andere Dokumente jederzeit nachträglich noch mal ändern kann. Das finde ich eigentlich ganz praktisch.“ Dank des in Simpleprax integrierten Editors kann die Praxis ihre Dokumente jederzeit ändern.

Patienten nehmen die digitalen Formulare gut an

Wie reagieren die Patienten auf den Wandel? „Mit überwiegender Mehrheit positiv“, berichtet Ina Sudholz. „Für die allermeisten ist es einfach, einen Anamnesebogen beispielsweise per E-Mail zu erhalten. Die meisten freuen sich, dass sie diesen dann in Ruhe über das Handy direkt ausfüllen können.“

Dank der Flexibilität von Simpleprax können die Bögen je nach Patientenpräferenz am Handy, per E-Mail oder über ein Tablet ausgefüllt werden. „Einige wollen es lieber über das Tablet, weil es dann ein bisschen größer ist.“ Simpleprax bietet die Möglichkeit, die Schriftgröße auf dem Tablet individuell einzustellen, sodass die Fragen gut lesbar sind.

Support, der wirklich hilft

Ein weiterer Vorteil von Simpleprax ist der gut erreichbare Support. Gerade am Anfang, als wir auf Simpleprax umgestellt haben, gab es einige Fragen im Team. Das Supportteam konnte uns hier stets schnell weiterhelfen. „Der Support ist super.“ resümiert Frau Sudholz.

Fazit nach drei Monaten

Das Zwischenfazit fällt positiv aus. Simpleprax spart Wege, schafft Übersicht und macht den Praxisalltag effizienter. „Man spart sich die Wege, denn manchmal habe ich einfach keine Zeit, mal eben aus dem Zimmer zu laufen, um einen Zettel zu holen. Und dann sind alle Dokumente direkt an einem Ort.“

Auch die Kolleginnen und Kollegen in der Praxis profitieren davon. Anstatt erst nachzufragen, ob ein Formular bereits ausgefüllt wurde, kann nun jeder direkt am eigenen Computer nachsehen. Das ist eine Verbesserung im Ablauf, die eine signifikante Zeitersparnis im Alltag bedeutet.

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