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21. Januar 2025
Antonia Saleh
Seit Juni 2022 verwendet die Physiotherapie Physio Semmler in Waldbröl Simpleprax für die digitale Patientenaufnahme. Seitdem wurden mehr als 8.500 Dokumente ausgefüllt. Bastian Semmler, der Ehemann der Praxisinhaberin Esther Semmler, ist für die Prozessoptimierung und ein gutes Patientenerlebnis verantwortlich. Unter anderem hat er auch die Installation von Simpleprax initiiert.
Können Sie Ihre Rolle in der Praxis kurz beschreiben?
Ich bin Bastian Semmler und ich übernehme das digitale Backoffice der Praxis meiner Frau. Ich bin für alle betriebswirtschaftlichen Tätigkeiten und die Digitalisierung zuständig.
Wie war der Ablauf der Patientenaufnahme, bevor Sie Simpleprax eingesetzt haben?
Das war ganz klassisch, nämlich auf Papier. Das bedeutet, dass die Unterlagen ausgedruckt und dann zum Ersttermin mit dem Patienten durchgegangen werden müssen. Das ist aufwendig und kostet sehr viel Zeit, was letztlich der Auslöser war, diesen Prozess zu digitalisieren.
Welche Dokumente verwenden Sie im Alltag?
Wir verwenden vier verschiedene Dokumente. Einmal den klassischen Behandlungsvertrag, die Anamnese, Datenschutzerklärung und eine Honorarvereinbarung für Privatpatienten. Da die Dokumente auch sehr lang sind, ist es schon sehr viel Aufwand für den Patienten, alles auszufüllen. Wir haben die Dokumente dann hin und wieder auch dem Patienten mitgegeben, falls er es im Ersttermin nicht geschafft hat, alles auszufüllen. Das klappt aber meistens auch nicht, weil dann noch häufig eine Unterschrift fehlt oder Dokumente nicht zurückkommen. Zu überprüfen, ob der Patient alles richtig ausgefüllt hat, war dann nochmal mehr Aufwand.
Wie viele Aufnahmen haben Sie?
Die Anzahl der Aufnahmen hielt sich erst noch in Grenzen. Wir hatten anfänglich 4-5 Ersttermine in der Woche. Das entspricht in etwa 20 Dokumenten pro Woche. Aber auch das ist schon aufwendig, wenn man das im Ersttermin immer durchgehen muss und in dem Moment dann keine Zeit hat für die Patienten. Mittlerweile hat sich der Umfang aber auch deutlich erhöht.
Was hat Sie dazu veranlasst, die Prozesse zu verändern?
Das war ein Besuch beim Zahnarzt, der eine Lösung für digitale Anamnese eingesetzt hatte. Das war allerdings ein Produkt von einem Ihrer Konkurrenten. Ich selbst habe noch eine zweite Firma im Bereich Versicherung, in der wir schon in allen Bereichen digital aufgestellt sind. Deshalb bin ich immer auf der Suche nach Digitalisierungslösungen auch für die Praxis meiner Frau.
Warum haben Sie sich für Simpleprax entschieden?
Den anderen Anbieter für digitale Anamnese, den mein Zahnarzt einsetzt, habe ich mir auch angeschaut, aber ich fand die Bedingungen, also die Kosten und vier Jahre Vertragslaufzeit schwierig. Dann habe ich mir den Markt angeschaut und bin auf Ihre Seite gestoßen. Ich habe mir Ihr Tool in einer Demo angeschaut und es passte einfach perfekt. Das soll keine Werbung sein, aber es passte wirklich perfekt.
Wie hat der Umstieg von analoger Datenerhebung auf Simpleprax funktioniert?
Wir haben im gleichen Zuge auch auf digitale Terminvergabe umgestellt, deswegen war der Prozess etwas komplexer. Online-Terminvergabe und Online-Anamnese müssen natürlich perfekt zusammenspielen. Der Link zu den digitalen Formularen soll in der SMS und E-Mail zur Terminbestätigung von dem Online-Terminvergabe-Tool erscheinen. Außerdem muss der Patient auch eine Erinnerung zum Ausfüllen bekommen. Jetzt ist alles eingerichtet und ich überwache es einfach nur noch im Hintergrund. Jetzt kommt in Simpleprax bald noch eine Verbesserung der Ordnerstruktur. Dann habe ich auch keine Wünsche mehr.
Ja, genau. Wir sind auch immer offen dafür, Kundenwünsche einzuarbeiten. Welche Vorteile haben Sie durch den Einsatz von Simpleprax in Ihrem Praxisalltag erfahren?
Der Hauptvorteil ist die Zeit, denn wir müssen nicht mehr die ausgefüllten Fragebögen nachkontrollieren. Dadurch haben wir mehr Zeit für die Patienten. Alle Unterschriften zu kontrollieren ist natürlich aufwendiger, als sich einmal kurz in Simpleprax einzuloggen und zu schauen, ob die Dokumente da sind. Dadurch haben wir natürlich Kostenvorteile, da wir die Zeit anders nutzen können.
Wie ist die Reaktion Ihrer Patienten auf die neue Art, Dokumente auszufüllen?
Die Patienten nehmen Simpleprax gut an. Ich hatte davor auch keine Sorgen, da wir eine Kinderphysiotherapiepraxis sind und viele junge Patienten haben. Wie es immer so ist, waren einige unserer Patienten skeptisch gegenüber den digitalen Neuerungen. Jetzt ist die Resonanz aber super. Ich befrage unsere Patienten regelmäßig über Ihre Erfahrungen mit unserem Online-Kalender und Simpleprax. Dabei habe ich erfahren, dass es sehr gut ankommt. Sie können Simpleprax schon am Abend, bevor sie zum Termin kommen, einfach alles in Ruhe zu Hause auf der Couch ausfüllen. Außerdem ist die Usability von Simpleprax perfekt. Es ist einfach ein sehr schönes Programm. Die gesamte Digitalisierungsstrategie geht auf.
Was ist Ihr Fazit nach 2,5 Jahren mit Simpleprax?
Ich würde es immer wieder machen. Tatsächlich haben wir Simpleprax jetzt auch auf unseren neuen Standort ausgerollt. Vielleicht kann ich auch anderen Praxen helfen, Simpleprax einzuführen. Das ist einfach die Zukunft und besser geht es nicht.
Vielen Dank, Bastian Semmler
Möchten Sie wissen, wie auch Sie von einer Nutzung von Simpleprax profitieren können? Sie können jetzt selbstständig starten und sich in der Desktop Anwendung kostenfrei und unverbindlich umschauen. Alternativ können Sie auch einen kostenfreien Beratungstermin vereinbaren.